Unterlagen, Formulare und Nachrichten im Mandantenportal
Die Mandantschaft findet im Portal die für sie freigegebenen Dokumente, ihre offenen Aufgaben und Nachrichten der Kanzlei. Das Portal zeigt Ihren Kanzleinamen und Ihr Logo.
Das Mandantenportal ist in jedem Tarif enthalten. Preise und Vergleich
Das Portal verlangt ein Passwort, auf neuen Geräten zusätzlich einen Code
Die Kanzlei lädt per E-Mail ein, danach meldet sich Ihre Mandantschaft mit E-Mail und eigenem Passwort an. Dokumente sieht die Mandantschaft erst nach Ihrer Freigabe. Aufgaben, die Sie der Mandantschaft zuweisen, und den Bearbeitungsstand zeigt das Portal in verständlicher Sprache.
Die Kanzlei lädt ein
Eine E-Mail mit Einladungslink. Der Link führt zur Passwortvergabe.
Die Mandantschaft meldet sich mit eigenem Passwort an
Von einem unbekannten Gerät zusätzlich mit einem sechsstelligen Code aus der E-Mail.
Sie sperren Zugänge und setzen Geräte zurück
Zugang sperren oder alle bekannten Geräte zurücksetzen, jederzeit und aus der Akte heraus. Bei der nächsten Anmeldung ist dann wieder ein E-Mail-Code erforderlich.
Was die Mandantschaft im Portal erledigt
Was die Mandantschaft einreicht oder schreibt, bleibt der passenden Akte zugeordnet.
- Unterlagen hochladen
- „Bitte senden Sie uns den Arbeitsvertrag“ wird zur Portal-Aufgabe. Juracta prüft ein darüber hochgeladenes Dokument auf Viren, ordnet es der richtigen Akte zu und schließt die Aufgabe. In der Standardkonfiguration werden hochgeladene Dateien bei einem Ausfall des Virenscanners abgelehnt. Die E-Mail zur Anforderung trägt im Standard den Betreff „Wir benötigen noch eine Unterlage von Ihnen“, ohne Akte und ohne Dateinamen.
- Elektronisch unterschreiben
- Einwilligungen und Zustimmungen unterschreibt die Mandantschaft im Portal, am Handy mit dem Finger. Weitere Unterzeichner, etwa die andere Vertragspartei, unterschreiben über einen persönlichen Link, in der Voreinstellung mit Passwort; sie erhalten keinen Portalzugang. Unterschrieben wird als einfache elektronische Signatur mit Prüfprotokoll; das erzeugte PDF erhält ein technisches Siegel.
- Formulare ausfüllen
- Das Aufnahmeformular füllt die Mandantschaft selbst aus. Die Antworten fließen in die Akte und von dort in den Dokumenten-Assistenten (ab Tarif Kanzlei), ohne zweite Erfassung.
- Nachrichten mit der Kanzlei
- Ein geordneter Verlauf je Akte, mit Anhängen und Ungelesen-Markierung auf beiden Seiten. Neue Nachrichten erscheinen bei Ihnen im Posteingang; die Benachrichtigungs-E-Mail nennt den Inhalt nicht.
Häufige Fragen
Wie sicher ist der Zugang für Mandatsdaten?
Die Anmeldung verlangt ein eigenes Passwort; von einem unbekannten Gerät zusätzlich einen Code aus der E-Mail, der zehn Minuten gilt und nur einmal funktioniert. Passwörter liegen nur als Hashwert in der Datenbank. Der Zugang ist an die Kanzlei-Subdomain gebunden und jederzeit sperrbar. Details stehen auf der Sicherheitsseite.
Muss die Mandantschaft etwas installieren?
Nein. Das Portal läuft im Browser, am Handy, Tablet oder PC.
Kann ich steuern, welche Dokumente die Mandantschaft sieht?
Ja. Dokumente sind für die Mandantschaft erst nach Ihrer Freigabe sichtbar. Interne Notizen, Entwürfe und die übrige Akte zeigt das Portal nicht.
Was, wenn jemand aus der Mandantschaft nicht digital arbeiten will?
Das Portal ist ein Angebot an jede einzelne Person der Mandantschaft. Wer es nicht nutzt, bleibt beim bisherigen Weg: Sie erfassen Angaben selbst und laden Unterlagen in der Akte hoch. Eine Unterschrift auf Papier organisieren Sie außerhalb des Portals und hinterlegen das Dokument anschließend in der Akte.
Verwandte Funktionen
- Dokumenten-Assistent
Formularantworten fließen in Ihre Vorlagen.
- Akten und Organisation
Hochgeladene Dateien und Nachrichten landen im Posteingang.
- Fristenmanagement
Rechenweg, Datenprüfung und Vorfristen.
Vormerken oder Testzugang anfragen
Juracta ist in der geschlossenen Beta.
Sie tragen sich unverbindlich ein. Vorgemerkte Kanzleien erhalten Vorrang bei der Freischaltung und eine persönliche Einrichtung.
Wer jetzt arbeiten möchte, fragt einen Testzugang an; Juracta richtet ihn persönlich ein. Umfang, Dauer und Bedingungen teilt Juracta vor der Freischaltung mit.