Juracta verschlüsselt Aktendokumente und regelt Zugriffe je Person
Aktendokumente sind verschlüsselt, und die Anwendung beschränkt Zugriffe auf die Kanzlei, zu der die Anfrage gehört.
So schützt Juracta Aktendokumente und begrenzt Zugriffe je Kanzlei
- Wo wird Juracta betrieben?
- Die Anwendung wird bei der netcup GmbH in Deutschland betrieben. Lukas Werz im Raum Hannover entwickelt und verantwortet die Anwendung. Die eingesetzten Dienstleister und Verarbeitungsbedingungen sind in den Datenschutz- und Vertragsunterlagen beschrieben.
- Sind Aktendokumente verschlüsselt? AES-256-GCM
- Ja. Der Zugriff im Browser erfolgt über HTTPS. Abgelegte Aktendokumente werden mit AES-256-GCM verschlüsselt; aus einem geheimen Hauptschlüssel wird je Kanzlei ein eigener Schlüssel abgeleitet. Angaben in der Datenbank, zum Beispiel Mandantenstammdaten, Fristen und Nachrichten, sind nicht einzeln verschlüsselt; sie sind über die Zugriffsrechte und die Trennung der Kanzleien geschützt.
- Was passiert mit hochgeladenen Dateien?
- Hochgeladene Dokumente, auch aus dem Mandantenportal, werden vor der Übernahme in die Akte mit ClamAV geprüft. In der vorgesehenen Standardkonfiguration wird eine hochgeladene Datei abgelehnt, wenn der Scanner nicht verfügbar ist. Danach wird die Datei verschlüsselt in der Akte abgelegt; für Verarbeitungsschritte benötigte temporäre Klartextdateien werden anschließend entfernt.
- Wie sind die Kanzleien voneinander getrennt?
- Jede Kanzlei arbeitet auf ihrer eigenen Subdomain. Alle Kanzleien nutzen dieselbe Anwendung und Datenbank; die Trennung erfolgt über die Kanzlei-Kennung. Die Anwendung ordnet Anfragen der jeweiligen Kanzlei zu und begrenzt Datenzugriffe auf diesen Bereich. Eine eigene Datenzugriffsschicht und automatisierte Prüfungen unterstützen das. Eigene Datenbanken je Kanzlei gibt es nicht.
- Vertraulichkeit im Betrieb
- Die administrativen Betriebsansichten beschränken den Zugriff auf die für Verwaltung und Betrieb vorgesehenen Angaben. Mandatsinhalte sind nicht Teil der regulären Betriebsübersicht. Die Verschlüsselung der abgelegten Dateien ergänzt diese Zugriffsbeschränkungen.
- Sicherung und Wiederherstellung
- Das Betriebskonzept sieht regelmäßige Sicherungen und Wiederherstellungsproben vor. Angaben zum aktuellen Stand erhalten Sie auf Anfrage.
Rechte, Anmeldung, Geräte und Protokolle im Überblick
| Ebene | Was es gibt | Wie der Zugriff geschützt wird |
|---|---|---|
| Rechte und Rollen | Bereiche wie Mandanten und Akten, Dokumente, Fristen und Abrechnung sowie Einzelrechte, zum Beispiel zum Ansehen, Anlegen, Bearbeiten, Löschen oder zum Versenden von E-Mails, je Person. Rollen wie „Kanzleileitung“ sind ein Ausgangspunkt und bleiben anpassbar. Die Rolle Administrator hat immer vollen Zugriff auf die Kanzlei; Kanzleileitung, Teammitglied und Auditor lassen sich je Person einschränken. | Berechtigungen werden am Server geprüft. Die ausgeblendeten Menüpunkte ergänzen diese Prüfung in der Oberfläche. |
| Zwei Faktoren | Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App, auf Wunsch für die ganze Kanzlei verpflichtend. | Bei verpflichtender Zwei-Faktor-Anmeldung bleibt die Einrichtung erreichbar. Die übrigen geschützten Bereiche setzen den eingerichteten zweiten Faktor voraus. |
| Geräte | Übersicht der angemeldeten Geräte, E-Mail-Hinweis bei Anmeldung von einem neuen Gerät (je Konto abschaltbar), automatische Abmeldung bei Inaktivität über alle Browser-Tabs hinweg. | Geschützte Dokumentabrufe prüfen die aktive Sitzung. Abgemeldete Sitzungen verlieren ihren Zugriff. |
| Protokolle | Aktenverlauf je Mandat und Prüfprotokoll je Unterschrift. | Das Betreiberprotokoll erfasst festgelegte Verwaltungsaktionen (zum Beispiel Tarifänderungen und Zurücksetzen des zweiten Faktors). Es ist für die Kanzlei nicht einsehbar und in der Betriebsoberfläche nur lesbar. |
Antworten zu Vertragsunterlagen, Datenmitnahme und Zertifizierung
- Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
- Ja. Für die Verarbeitung Ihrer Mandatsdaten schließen Sie mit Juracta einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Er beschreibt Weisungen, Schutzmaßnahmen und eingesetzte Unterauftragnehmer und wird über die Anwendung bereitgestellt.
- Wie nehme ich meine Daten bei Vertragsende mit?
- Vor Vertragsende exportieren Sie Ihre Kanzleidaten über die Exportfunktion der Anwendung. Ihre Daten bleiben Ihr Eigentum; nach Vertragsende hält Juracta sie 30 Tage zum Export bereit und löscht sie danach, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (AGB § 8). Weiteres regeln die AGB und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
- Ist Juracta zertifiziert?
- Nein. Juracta ist nicht ISO-27001-zertifiziert.
Vormerken oder Testzugang anfragen
Fragen zum Berufsgeheimnis und zu den Verträgen beantwortet Lukas Werz vor Vertragsschluss persönlich.
Sie tragen sich unverbindlich ein. Vorgemerkte Kanzleien erhalten Vorrang bei der Freischaltung und eine persönliche Einrichtung.
Wer jetzt arbeiten möchte, fragt einen Testzugang an; Juracta richtet ihn persönlich ein. Umfang, Dauer und Bedingungen teilt Juracta vor der Freischaltung mit.
30-Minuten-Demo per E-Mail anfragen (info@juracta.de)