Der Wechsel zu Juracta läuft über einen CSV-Import mit Probelauf
Beginnen Sie mit einem ausgewählten Datenbestand. Juracta schlägt die Spaltenzuordnung vor; ein Probelauf zeigt mögliche Fehler und Duplikate. Erst nach Ihrer Prüfung starten Sie den Import.
Der Probelauf zeigt, was der Import anlegen würde
Der Import-Assistent arbeitet in zwei Stufen. Der Probelauf prüft jede Zeile und berichtet, was angelegt, übersprungen oder beanstandet würde; gespeichert wird dabei nichts. Wenn der Bericht stimmt, starten Sie den echten Import.
- Spaltenvorschläge: Bekannte Spaltennamen und Vorschläge für typische Exportdateien erleichtern den Einstieg; Sie prüfen die Zuordnung vor dem Probelauf.
- Der Zeichensatz Windows-1252 wird erkannt, Umlaute aus Altsystemen bleiben erhalten.
- Duplikatprüfung: Erkannte Dubletten werden übersprungen: gleiche externe Referenz, gleiche E-Mail-Adresse oder, wenn beides fehlt, gleicher Name. Eine zweite Akte derselben Person kennzeichnen Sie in der Spalte „Weitere Akte“ mit „ja“. Eine eindeutige externe Referenz verhindert, dass ein wiederholter Import dieselbe Akte doppelt anlegt.
- Fehler werden je Zeile benannt, mit Zeilennummer und Grund, etwa „Ungültiges Datum: 31.02. (erwartet TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT)“. Fehlerhafte Zeilen brechen den Lauf nicht ab. Für Akten sind Vor- und Nachname Pflichtfelder.
- Vier Assistenten: Mandanten, Beteiligte, Fristen und Leistungen, jeweils mit eigenem Probelauf.
Tarifzuordnung
Mandanten und Fristen importieren Sie in jedem Tarif, Beteiligte und Leistungen ab Tarif Kanzlei. Preise und Vergleich
Der Umstieg in fünf Schritten, das Altsystem läuft weiter
Umfang und Qualität Ihrer Ausgangsdaten bestimmen den Aufwand. Mit einem kleinen Testbestand klären Sie die Zuordnung, bevor Sie weitere Akten übernehmen.
1. Juracta richtet den Zugang ein
Für die Vormerkung oder den Testzugang genügen Kanzleiname, Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse. Juracta richtet den Zugang persönlich mit Ihnen ein, Ihr Altsystem läuft währenddessen ungestört weiter. Umfang, Dauer und Bedingungen teilt Juracta vor der Freischaltung mit.
2. Sie exportieren die Daten aus dem Altsystem
Prüfen Sie die Exportmöglichkeiten Ihres Altsystems und stellen Sie die benötigten Daten als CSV bereit. Tabellen aus Excel speichern Sie dafür im CSV-Format. Dokumente übernehmen Sie separat; den verfügbaren Umfang klären Sie vor dem Wechsel.
3. Der Probelauf läuft im Import-Assistenten
CSV-Datei hochladen, die vorgeschlagene Spaltenzuordnung prüfen und den Probelauf starten. Der Bericht zeigt Zeile für Zeile, was passieren würde. Korrigieren Sie, solange noch nichts gespeichert ist.
4. Sie importieren und gleichen den Bestand ab
Übernehmen Sie zuerst die Mandanten und danach zugehörige Beteiligte, Fristen und Leistungen. Beteiligte, Fristen und Leistungen ordnen Sie der Akte über die E-Mail-Adresse der Mandantschaft oder die Mandant-ID zu; der Probelauf meldet Zeilen, die sich nicht eindeutig zuordnen lassen. Juracta vergibt neue Aktenzeichen; bisherige Zeichen können Sie ausdrücklich als externe Referenz zuordnen. Prüfen Sie die übernommenen Angaben. Importierte Fristen übernehmen das Fälligkeitsdatum aus der Datei; Juracta berechnet sie nicht neu und speichert keinen Rechenweg. Je nach Fristart durchlaufen sie die Prüfung wie neue Fristen. Gleichen Sie sie vollständig mit dem Altsystem ab.
5. Sie laden das Team ein und aktivieren das Portal
Kolleginnen und Kollegen einladen, Rechte setzen, die ersten Mandantinnen und Mandanten ins Portal holen. Neue Mandate laufen ab jetzt in Juracta, Altakten arbeiten Sie ab oder übernehmen sie nach Bedarf.
Häufige Fragen zum Umstieg
Muss ich alle Altakten übernehmen?
Nein. Ein möglicher Weg: Neue Mandate ab Tag eins in Juracta, laufende Akten nach Bedarf nachziehen, Archivbestand im Altsystem weiterführen. Sie können Daten in Teilmengen übernehmen: Ein Lauf verarbeitet höchstens 2.000 Zeilen, größere Bestände teilen Sie in mehrere Dateien. Nutzen Sie für wiederholte Mandantenimporte eindeutige externe Referenzen, für weitere Akten derselben Person die Spalte „Weitere Akte“, und prüfen Sie jeweils den Probelauf.
Was ist mit den Dokumenten aus dem Altsystem?
Dokumente laden Sie je Akte hoch, gezielt für die Akten, die aktiv weiterlaufen. Einen Massenimport für Dokumente gibt es derzeit nicht. Planen Sie für Ihren Archivbestand, wie die Unterlagen nach dem Wechsel weiterhin zugänglich bleiben.
Hilft jemand beim Umstieg?
Ja, Lukas Werz selbst. Schreiben Sie an info@juracta.de, wenn der Export Ihres Altsystems Fragen aufwirft. Anhand einer Beispieldatei lässt sich die passende Spaltenzuordnung gemeinsam klären. Schicken Sie dafür bitte keine echten Mandantendaten per E-Mail.
Und wenn ich wieder weg will?
Vor Vertragsende exportieren Sie Ihre Kanzleidaten über die Exportfunktion der Anwendung. Ihre Daten bleiben Ihr Eigentum; nach Vertragsende hält Juracta sie 30 Tage zum Export bereit und löscht sie danach, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (AGB § 8). Weiteres regeln die AGB und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Prüfen Sie vor einem Wechsel, welche Bestände Sie für Ihr Zielsystem benötigen.
Vormerken oder Testzugang anfragen
Juracta ist in der geschlossenen Beta.
Sie tragen sich unverbindlich ein. Vorgemerkte Kanzleien erhalten Vorrang bei der Freischaltung und eine persönliche Einrichtung.
Wer jetzt arbeiten möchte, fragt einen Testzugang an; Juracta richtet ihn persönlich ein. Umfang, Dauer und Bedingungen teilt Juracta vor der Freischaltung mit.